Aby zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo, warto rozpocząć od określenia aktualnych celów – zarówno tych na krótki okres, jak i dłuższych planów. Taki sposób myślenia pomaga skupić się na najważniejszych zadaniach i wyeliminować te, które mogą zmniejszać naszą wydajność.
Zbieranie i segregowanie zadań – Polega na stworzeniu listy wszystkich obowiązków, a następnie uporządkowaniu ich według ważności i pilności. Kluczowe jest, aby skupić się na jednej rzeczy w danym momencie i unikać odkładania zadań na później. Inspiracją dla tych technik są metody Getting Things Done Davida Allena oraz technika Pomodoro stworzona przez Francesco Cirillo.
Organizacja czasu i przerw – Ważnym elementem efektywnej pracy jest regularne robienie przerw, które pozwalają naszemu umysłowi na regenerację. Dobrym rozwiązaniem jest używanie stopera do monitorowania czasu. Zasada Pomodoro sugeruje pięciominutowe przerwy po każdych 25 minutach pracy oraz dłuższą, dwudziestominutową przerwę po dwóch takich cyklach. Każda osoba może dostosować te interwały do swoich indywidualnych potrzeb. W przypadku, gdy zadanie nie zostanie ukończone w planowanym czasie, należy do niego wrócić po przerwie.
Planowanie czasu pracy – Zasada Pareto mówi o tym, aby osiągnąć jak największe rezultaty przy minimalnym wysiłku. Często niewielka część działań przynosi większość efektów. Przykładowo, 20% wykonanej pracy może generować 80% wyników. Zaleca się planowanie około 60% swojego czasu, pozostawiając resztę na niespodziewane zadania lub chwile odpoczynku.
Ustalanie priorytetów – Metodologia Dwighta Eisenhowera sugeruje podział zadań na cztery kategorie: pilne i ważne; ważne, ale niepilne; pilne, ale nieważne; oraz te, które są zarówno niepilne, jak i nieważne. Taki podział ułatwia skuteczne zarządzanie czasem.
Śledzenie postępów – Istotne jest regularne monitorowanie, czy nasze działania są zgodne z ustalonymi planami. Kontrola postępów pozwala na lepsze osiąganie wyznaczonych celów.
Dopasowanie energii do zadań – Nawet najlepsze zarządzanie czasem może być nieskuteczne, jeśli jesteśmy zmęczeni. Dlatego warto zająć się najtrudniejszymi zadaniami w godzinach, kiedy mamy najwięcej energii, na przykład w godzinach porannych.
Unikanie rozproszeń – W dzisiejszym świecie pełnym mediów społecznościowych i internetu, łatwo jest stracić koncentrację. Powiadomienia i wiadomości mogą zakłócać nasz rytm pracy, dlatego warto wyłączyć telefon czy internet na czas pracy, aby nic nie odciągało naszej uwagi.
Podsumowując, te techniki są jednymi z najłatwiejszych do zastosowania i jednocześnie najskuteczniejszych w oszczędzaniu czasu. Pomagają również poprawić produktywność i efektywność zarządzania czasem. Warto pamiętać, że zgodnie z prawem Parkinsona, praca rozciąga się na tyle, ile czasu na nią przeznaczymy.
